Restez conformes aux exigences du RGPD. Supprimez vos abonnés inactifs !

Pour permettre aux bibliothèques utilisatrices de mieux encadrer la suppression des abonnés inactifs, Decalog SIGB offre un enrichissement des fonctions de purge des abonnés. La suppression est aujourd’hui très paramétrable et peut être lancée automatiquement via une tâche planifiée.

Pourquoi automatiser la suppression des abonnés inactifs ?

Le RGPD identifie des éléments techniques, des points relatifs aux bonnes pratiques et formalise peu à peu le cadre légal entourant le concept de protection des données. En termes de fonctionnalités métier, rien ne vient pour l’heure bouleverser fondamentalement le contexte existant.

Nous avions communiqué sur la mise en conformité de nos applications et pouvons rappeler ici qu’elle a été anticipée avant l’application de la réglementation Européenne, en 2018. Nos applications sont, depuis leur conception, conformes au principe de « Privacy By Design ».
Elles répondent au cadre juridique historique défini par la CNIL qui comporte les règles bien connues de suppression des prêts 4 mois au maximum après le retour, la purge des abonnés inactifs, etc. Le RGPD renforce ces éléments en imposant une structuration des données internes garantissant la protection du Droit des usagers.

Si certains éléments réglementaires ne sont plus du ressort de la compétence de la CNIL, cette dernière invite toutefois à prendre en compte les règles « anciennes » dans l’attente de règlementations précises et adaptées au niveau du Droit européen.

Nous avons voulu apporter dans nos applications la possibilité de simplifier le respect du cadre du droit. Vous avez toujours disposé de la possibilité de purger le fichier des abonnés relativement à leur inactivité. Vous pouvez aujourd’hui le faire de manière totalement automatisée et paramétrable !

Mais pourquoi proposer une purge totalement paramétrable ? Parce que, à l’heure de la notion de « troisième lieu », le seul fait qu’un usager n’ait pas réalisé un prêt depuis un an ne le rend pas nécessairement « inactif ». Il s’est peut-être connecté à son compte, a suggéré des acquisitions… Bref, il a pu réaliser une ou plusieurs actions qui montrent son intérêt pour votre équipement et ses actions.

Dans cet esprit, Decalog SIGB renforce sa fonction de purge des abonnés inactifs en proposant de paramétrer librement des tâches planifiées tout en prenant en compte la réalité des usages d’aujourd’hui. En plus de permettre à chaque bibliothèque de définir ce qu’est pour elle un « abonné inactif », Decalog SIGB permet le traitement automatique des cas particuliers, notamment ceux habituellement « interdits ». Un abonné considéré comme inactif mais ayant des prêts en cours ou une dette pourra être exclu ou non du traitement de suppression par exemple.

Qu’est-ce qu’un abonné actif ?

Decalog SIGB propose des mécanismes adaptés pour définir ce qu’est un abonné actif / inactif pour la bibliothèque utilisatrice.
Chaque bibliothèque peut choisir de considérer un abonné actif s’il répond à un ou plusieurs des critères suivants :

Comment supprimer des abonnés inactifs dans Decalog SIGB ?

Sélection des abonnés à supprimer

La sélection d’abonnés à supprimer est déterminée à partir :

  • De conditions propres à l’abonné : si nécessaire, on peut ainsi choisir d’exclure du traitement de suppression certains types d’abonnés (groupes/personne), les abonnés avec une cotisation donnée, ou encore les abonnés appartenant à une classe d’âge identifiée
  • De l’activité de l’abonné : on détermine à travers les actions de l’abonné ce qui le rend actif ou inactif (exemple : prêts, réservations, suggestions, connexion sur le portail, etc.)
  • De la durée d’existence de l’abonné : par exemple, si l’abonné n’a pas eu d’activité récente mais qu’il a été créé il y a un mois, il n’est pas forcément pertinent de le supprimer. Il n’a pas forcément eu le temps d’être actif !

À cette sélection s’ajoutent des options de suppression permettant de définir si le traitement de suppression sera appliqué ou non aux abonnés ayant :

  • Une dette
  • Des prêts en cours
  • Un piège
  • Une cotisation en cours de validité
  • Etc.

 

Toute suppression d’abonné (automatique ou manuelle) est irréversible. Il est donc primordial de vérifier la construction de sa sélection en amont. Aussi, une zone « Données de test » permet de vérifier l’impact d’un paramétrage sur un abonné témoin.

Planification de la purge automatique des abonnés

La planification de la tâche de suppression s’effectue depuis l’écran de gestion des tâches planifiées (module « Administration du réseau », onglet « Planificateur de tâches »,) à côté par exemple des mises à jour automatisées BnF. La mise en œuvre est ainsi parfaitement cohérente relativement aux pratiques d’administration automatisée de la base bibliographique.

Planifier une tâche de suppression des abonnés consiste à choisir la sélection d’abonnés sur laquelle le traitement de suppression va porter et la périodicité de renouvellement automatique de cette tâche.
Le nombre d’abonnés candidats à la suppression est automatiquement calculé dès l’enregistrement de la tâche planifiée, permettant une nouvelle fois de vérifier la sélection et d’en ajuster les paramètres si nécessaire.

Rapport de suppression des abonnés inactifs

Un rapport est disponible après toute exécution d’une tâche planifiée indiquant le nombre d’abonnés :

  • Supprimés– Le nombre et/ou la liste des abonnés supprimés est disponible depuis le module « Outils statistiques » de Decalog SIGB. A noter qu’il est possible de distinguer dans ces tableaux statistiques les abonnés supprimés manuellement de ceux supprimés par la tâche planifiée
  • Dont le traitement a été reporté – Les tâches sont en effet effectuées la nuit. Tous les abonnés candidats à la suppression peuvent ne pas être supprimés dans ce laps de temps
  • Qui n’ont pas pu être supprimés car toutes les conditions n’étaient pas respectées – Les causes de non-suppression d’un abonné sont alors précisées sur la fiche « Abonné ». La liste des abonnés non supprimés est consultable depuis la recherche avancée d’abonnés, critère « Suppression automatique ».

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