Gestion en ligne des événements dans les bibliothèques

Organiser des actions culturelles constitue aujourd’hui une part très significative de l’activité des professionnels des bibliothèques. Toujours plus variés, les projets se multiplient : expositions, accueil d’auteurs, conférences, journées portes ouvertes, ateliers… Qu’il s’agisse de valoriser une œuvre, un évènement, un phénomène scientifique ou proposer un concept novateur, les animations offrent la possibilité d’exploiter plus largement les ressources dont dispose la bibliothèque pour attirer de nouveaux publics, retenir les nouveaux usagers, aider les habitués à élargir et à approfondir leurs connaissances.

Avec Decalog PORTAIL Pro, vos usagers pourront facilement parcourir l’agenda des événements proposés par la bibliothèque. Un évènement retient leur attention ? Il est soumis à inscription ? Un simple clic permet à l’usager de s’inscrire.

Les animations sont souvent ouvertes à tous, sans restriction. Mais il peut être nécessaire de demander une inscription préalable en amont de l’évènement : nombre de places limitées, nécessité d’anticiper le nombre de participants pour une meilleure animation… Ou tout simplement le souhait d’évaluer – avant qu’il ne se produise – l’intérêt que suscite l’événement auprès des usagers.

Paramétrage et suivi des inscriptions

L’inscription à un évènement depuis Decalog PORTAIL Pro est extrêmement simple et activable depuis le bloc éditorial de l’évènement. Quelques critères sont cependant nécessaires à paramétrer avant de pouvoir être totalement opérationnelle :

Qui peut inscrire ?

Les internautes, sans connexion préalable
Les abonnés connectés
Les administrateurs uniquement/ Le bouton d’inscription n’est dans ce cas pas visible des internautes.

Quand peut-on s’inscrire ?

Il est possible de définir une période pendant laquelle le bouton d’inscription sera affiché. L’évènement peut ainsi être présenté bien en amont, tout en ouvrant les inscriptions plus tardivement et en les clôturant quelques jours avant.

Combien de places sont disponibles ?

Un nombre de places disponibles pour l’événement peut être saisi ainsi que le nombre de places maximales réservables par personne, en pouvant spécifier des quotas différents pour adultes et enfants.
Les inscriptions peuvent être soumises à modération. L’inscription ne sera confirmée à l’abonné qu’une fois qu’un gestionnaire l’aura validée.
Toute inscription et annulation d’inscription peut être notifiée par mail au gestionnaire de l’événement. Il reçoit ainsi un lien vers les interfaces de modération et suivi de l’événement en question.

Les administrateurs disposent d’un tableau de bord leur permettant de traiter les demandes réalisées par les internautes / usagers référencés. Il donne la possibilité de :

Modérer les demandes d’inscription relatives à un évènement
Consulter le détail des inscriptions pour chaque évènement : liste des inscrits, état de modération s’il y a lieu…. Cette liste est exportable en csv.

💡Fonctionnalité complémentaire : un compteur du nombre de clics réalisé sur le bouton d’inscription qui peut par exemple permettre de voir le nombre total de personnes intéressées et évaluer le volume de ceux qui n’ont pas donné suite.

Inscription à un événement

Un bouton « Je m’inscris ! » est affiché sur la page de l’événement lorsque l’animation est soumise à inscription. Un clic sur ce bouton renvoie vers un formulaire d’inscription. Les informations personnelles d’un abonné connecté (nom, prénom, mail, téléphone) renseignées dans Decalog SIGB sont automatiquement pré-remplies. À validation du formulaire, un message confirme à l’internaute la bonne prise en compte de son inscription, selon qu’il y a ou non modération, et un mail lui est adressé, intégrant un fichier ICS permettant l’ajout de l’événement à son agenda électronique.

Les évènements auxquels s’est inscrit l’abonné sont rappelés depuis son compte dans la rubrique « Événements à venir ». C’est depuis cette interface qu’il peut également annuler une inscription.